Gestiona tus tareas y conoce el coste real por horas de tu trabajo en Social Media

productividad

Uno de los temas más recurrentes y a menudo peliagudos del trabajo del mundo del Marketing y la Comunicación digitales, ya sea como Community Manager, como Social Media, como Analista, Diseñador, etc, es gestionar adecuadamente las tareas y el tiempo, es decir, el coste/horas que acabamos dedicando a los proyectos. Y es que no es fácil a menudo estimar un presupuesto, porque en gran medida, tiene mucho que ver con la experiencia previa, y como no, con la complicidad y complejidad del cliente: algunos requieren más tiempo que otros, y una cosa que se aprende rápido en nuestro sector, es que no importa si el cliente es grande o pequeño, nos van a ocupar igual dedicación, y todos requieren su tiempo y su mimo.

En mi experiencia con muchos gestores de proyectos como 5pm, Zoho, Basecamp, Producteev, Teambox, Podio, y un largo etc, el problema no es lo que hacen o cómo lo hacen, por lo general todos son bastante capaces y buenos, el problema es más bien el tiempo necesario de dedicación a la gestión de la herramienta, y es que si “perdemos” dos horas cada día en nuestra herramienta de seguimiento de proyecto y productividad, le estamos dando un 25% de nuestra jornada laboral diaria (en el caso extraño de que sólo trabajemos las 8 horas de rigor… Que ya sabemos cómo es este trabajo).

Así que, en mi caso, he ido con el tiempo tratando de buscar siempre la solución más eficaz y ágil para poder:

  • gestionar proyectos
  • llevar un seguimiento en tiempo real del desarrollo de los proyectos
  • gestionar las tareas
  • asignar tareas
  • adjuntar documentos y comentarios para ver la evolución
  • seguimiento de workflow
  • conocer las horas de dedicación de cada miembro del equipo a cada proyecto
  • conocer el coste real de cada miembro del equipo en cuanto a las horas de trabajo
  • conocer el coste total del proyecto en base a dichas horas
  • etc

Y todo ello, sin que me haga perder más de 30 minutos al día como mucho, y a ser posible, menos de 10 minutos al equipo.

Así que aquí van mis dos herramientas: Todoist y Toggl además, se integran, lo que facilita mucho al equipo su uso.

No me voy a poner en plan técnico a describiros las herramientas en el caso de que no las conozcáis, eso lo podéis ver en sus respectivas webs, más bien o comparto mi experiencia, el uso y por qué esas y no otras, siempre considerando que cada maestrillo tiene su librillo, y ya sabemos que lo que se ajusta a la metodología de trabajo de uno, no siempre sirve a otros.

Lo principal para mí de Todoist, es que es una de las herramientas más sencillas y cómodas que he probado para gestionar tareas, ya sean propias o de equipo: es tan simple como crear un proyecto de foram totalmente intuitiva, compartirlo con el equipo, y comenzar a crear tareas con su “deadline”, sus comentarios, sus prioridades y sus adjuntos, si los hay. Lo bueno de Todoist además es que puedes usarla tanto web based, como su app para iOS, Android, PC o Mac.

Además, se integra con Gmail, lo cual es muy útil a la hora de dejar “emails para luego” y que no se olviden.

Toggl me permite saber cuánto tiempo real dedica cada miembro del equipo a una tarea: tan simple como dar a comenzar cuando empiezas una tarea/proyecto y dar a stop cuando lo dejas. Toggl lo computa al miembro del equipo y del proyecto, y te da informes de coste total del proyecto y coste de cada miembro. Lo mejor de todo, es que es muy intuitiva y cómoda, y que se integra con Todoist, así que todo es simple: ver qué tarea tengo que hacer en todoist, y dar al botón “start” de Toggl.

¿Por qué es importante gestionar la productividad y las tareas?

Una de las preguntas más habituales, sobre todo de los que comienzan en este sector del marketing y la comunicación digitales, es cuánto cobrar por un proyecto, y aunque la experiencia siempre es un grado, no dejemos todo a la intuición, ayudémosla un poco con datos fiables y certeros que nos permitan apoyar el coste y la dedicación. Estimar adecuadamente un trabajo, un proyecto, es la clave de su rentabilidad para nosotros.

Gestionar tareas de una forma ordenada puede ser la clave para terminar un día y poder irnos a casa con la tranquilidad de que “todo está hecho”, o al menos, “bajo control”… jejjejeeee

Gestionar el tiempo que dedicamos a cada proyecto nos ayudará a conocer el coste real de los mismos y a mejorar el rendimiento, los costes, los presupuestos, las estimaciones, y por ende, los beneficios.

Así que si aún no usáis ninguna herramienta, os animo a probar con alguna, siempre pensando en vuestra propia metodología, pero si me permitís el consejo, es fundamental que gestionemos mejor nuestro tiempo, y no es extraño que nos coma el trabajo del día a día y acabemos con la sensación de no ser todo lo productivos y ordenados que podemos, y no hay que olvidar que nosotros vendemos nuestro tiempo, además claro está, de nuestro conocimiento y experiencia, el consabido “know how”.

Y por si no la conocéis, os dejo aquí el enlace a una herramienta que no he usado, pero de la que me han hablado bien, por si os es útil ya que es una herramienta específica para Marketing Digital: Brightpod. Ya me diréis si la probáis ;o)

 

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Acerca de Dolores Vela

Social Media Strategist, Comunicación 2.0 y Marketing Online.
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Una respuesta a Gestiona tus tareas y conoce el coste real por horas de tu trabajo en Social Media

  1. Amanda Delgado Xavier dijo:

    Hola Dolores.

    Me gustaría saber si esas herramientas se usan para trabajos en grupo o si las puedo utilizar para uso como autónoma freelance (ya que estoy empezando en este medio y de momento trabajo totalmente por mi cuenta).

    Gracias y un saludo,
    Amanda

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